Hallitus
Pöytäkirja 22.06.2022/Pykälä 111

Hallitus 22.06.2022 § 111  

481/02.08.00.00/2022  

Asian valmistelija hankintapäällikkö Timo Talo, p. 0447944006 

Vs. vanhus- ja vammaispalvelujen johtaja on tehnyt hankintapäätöksen 25.4.2022 § 17 työyhteisövalmennuksen hankinnasta. Kohderyhmänä on kotihoidon ja ikääntyneiden palveluasumisen yksiköt. Yksiköiden koko on n 25-30 työntekijää. Alkuvaiheessa työyhteisövalmennusta hankitaan Juvakotiin Juvalla, Anttolan asumispalveluyksikköön sekä Ristiina-Suomenniemen kotihoidon yksikköön. Sopimukseen sisältyy mahdollisuus työyhteisövalmennuksen toteuttamiseen myös muissa kotihoidon ja palveluasumisen yksiköissä vuoden 2022 aikana.  Päätöksellä palveluntuottajaksi valittiin Happy Note Oy.

Hankintailmoitus julkaistiin kolmelle tarjoajalle pienhankintaohjeen mukaisesti  5.4.2022. Hankinnan arvioitu enimmäisarvo oli 24.000 €. Hankintaan sovelletaan pienhankintoja koskevia periaatteita.

Sydämen Noste on toimittanut hankintaoikaisun määrätyssä ajassa 9.5.2022.

Hankintaoikaisuvaatimuksen sisältö

Hankintaoikaisussa Sydämen Noste  toteaa, että tarjouksen koulutuksen sisältö ja toteuttamistavat -tekstissä on kuvattu myös vaihtoehtoinen halvempi hinta, mikäli yhden yksikön koulutukset toteutetaan kokonaisuudessaan kahden päivän aikana. Tämä on pyydetty huomioimaan pisteytyksessä. Ratkaisua on erityisesti esitetty asumispalveluyksiköille hyvänä ratkaisuna.

Lisäksi oikaisuvaatimuksessa esitetään, että mikäli tämä hinta huomioidaan pisteytyksessä, niin silloin Sydämen Noste mahdollistaa tämän saman hinnan myös niihin yksiköihin, joissa koulutuksen toteutus ei ole mahdollista aamun aikana vaan täytyy varata pelkästään iltapäiviä, eli tämä tarkoittaa että jokaiselle yksikölle sovitaan heidän työvuorosuunnittelussa onnistuvat koulutusajat.

Edelleen oikaisuvaatimuksessa todetaan, että aikaisemmissa sähköposteissa ja puhelinkeskusteluissa esille tulleita asioita ei oltu täysin huomioitu hankintapäätöksessä, vaikka Sydämen Noste on näin ymmärtänyt. Näissä keskusteluissa koulutuksen sisältö on tullut tarkemmin esille. Oikaisuvaatimuksen liitteeksi on toimitettu asiasta tarkennus.

Sydämen Noste on aikaisempien vanhus- ja vammaispalvelujen kanssa käytyjen puhelujen valossa ymmärtänyt, että asia olisi jo päätetty ja siitä syystä tarjouksessa ei ole avattu uudelleen auki asioita, joita vanhus- ja vammaispalvelujen kanssa oli käyty jo läpi. Sydämen Noste on käsittänyt, että kilpailutus on eräällä tavalla muodollisuus ja että Essotella oli jo runsaasti tarjouksen ohella tietoa Sydämen Nosteen koulutuksen sisällöstä ja tavasta kouluttaa.

Edelleen oikaisuvaatimuksen mukaan Essoten tarjouspyynnössä kuvaama koulutus on juuri sellainen, jota Sydämen Noste sisällöltään tuottaa.

Asian arviointi

Pienhankinnoissa noudatetaan yleisiä hankintojen totuttamisen periaatteita, joita ovat tasapuolisuus, syrjimättömyys sekä suhteellisuus.

Tarjouspyynnössä on pyydetty hintaa työyksikkökohtaisesti kokonaisuudelle, joka sisältää neljä kolmen tunnin koulutuskokonaisuuta iltapäivisin.  Tarjouspyynnön mukaan koulutustilaisuudet suunnitellaan kukin eri päivälle. Tarjousvertailussa Sydämen Nosteen osalta on sovellettu tarjouksessa ilmoitettua hintaa eikä ole huomioitu tarjouksessa ilmoitettua vaihtoehtoista alhaisempaa hintaa. Tarjousten vertailussa toteuttamistapavaihtoehtoja on arvioitu ja päädytty siihen, että kahden koulutuksen toteuttaminen samana päivänä ei ole mahdollista, koska tämänhetkinen sijaistilanne yksiköissä on hyvin haastava.  Tarjoajien tasapuolisen kohtelun vuoksi tällöin olisi myös jouduttu kysymään muilta tarjoajilta vaihtoehtoisen toteuttamistavan hintaa ja muuttamaan tarjouspyynnön sisältöä.

Vanhus- ja vammaispalvelut ovat tehneet markkinakartoitusta ennen kilpailutuksen toteuttamista. Markkinakartoituksessa on käyty läpi koulutuksen mahdollisia sisältöjä ja eri tarjoamisvaihtoehtoja, Tarjousvertailu tehdään aina kuitenkin tarjouksessa ilmoitettujen tietojen perusteella, koska koulutuksen lopullinen sisältö muodostuu aina lopullisen tarjouspyynnön mukaisesti. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun vuoksi tarjousvertailussa ei ole myöskään mahdollista huomioida päätöksenteon perusteena sellaisia tietoja, joita tarjouksessa ei ole ilmoitettu.  Myös tarjoajan tarjouksen sisältö voi olla erilainen verrattuna mahdollisiin markkinakartoitusvaiheessa käytyihin keskusteluihin.

Tarjousten parantaminen hankintapäätöksen jälkeen ei ole sallittua, eikä tältä osin oikaisuvaatimuksen liitteenä toimitettuja lisäselvityksiä voida huomioida jälkikäteen.

Tehdyn tarjousvertailun perusteella Sydämen Nosteen tarjous on ollut sisällöltään varsin suppea, jolloin asia on vaikuttanut tarjousvertailussa saatuihin laatupisteisiin ja siihen, että Sydämen Nosteen tarjous ei ole tullut valituksi.

Hankintaprosessissa ei ole tullut esille sellaisia seikkoja, joiden perusteella hankinnassa ei olisi noudatettu tasapuolisuuden syrjimättömyyden tai suhteellisuuden periaatteita tai että tarjousvertailussa olisi väärin pisteytetty tarjouksessa alunperin esitetyt laatuvertailussa huomioitavat dokumentit. Näin ollen oikaisuvaatimus tulee hylätä.

Tarjous- ja tarjouspyyntömateriaali nähtävänä kokouksessa ja oikaisuvaatimus ja hankintapäätös liitteenä.

Kuntayhtymän johtaja: Hallitus päättää, että Sydämen Nosteen hankintaoikaisu hylätään perusteettomana.

Päätös: Hallitus hyväksyi päätösesityksen yksimielisesti.

Hankintapäällikkö Timo Talo selosti asiaa ja poistui kokouksesta ennen päätöksentekoa klo 13.16. Johtajaylilääkäri Jarmo J. Koski poistui kokouksesta tämän asian jälkeen klo 13.17.